W przypadku zapewnienia przez Uniwersytet Śląski w Katowicach kosztów podróży dla osób przyjeżdżających z zagranicy, zaleca się dokonania zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych w firmie wybranej w wyniku przetargu - Bankowym Biurze Podróży "Travelbank" Sp. z o.o.

Telefony: 22 654 35 25; 22 483 3233; 22 483 3228; 22 483 3217; 22 483 3247; +48 602 347 222
E-mail:us@travelbank.com.pl

Godziny otwarcia:
poniedziałek – piątek 9.00 – 17.00

Help-Desk

Telefon: +48 660 527 899
Numer czynny jest w godzinach 17.00 – 9.00 - wyłącznie do kontaktu w pilnych i awaryjnych sytuacjach.

Zalecaną formą korespondencji z Travelbankiem jest droga mailowa.

Zapytanie o ofertę podróży osoba zapraszająca/wnioskodawca powinna wysłać na adres: us@travelbank.com.pl wraz z następującymi informacjami:

1. W temacie maila należy wpisać: UNIWERSYTET ŚLĄSKI
2. Prawidłowe imię i nazwisko gościa/osoby z zagranicy – zgodne z podanym w paszporcie
3. Termin rozpoczęcia podróży
4. Miejsce rozpoczęcia podróży lub wylotu
5. Miejsce docelowe podróży
6. Data powrotu z podróży
7. Miejsce zakończenia podróży lub przylotu
8. Klasa II biletu (dotyczy połączeń kolejowych)
9. Rodzaj bagażu: podręczny, rejestrowany (dotyczy lotów)
10. Numer telefonu kontaktowego gościa/osoby z zagranicy (informacja ta może być bardzo potrzebna w razie zaistnienia sytuacji awaryjnej, np. odwołania lotu)
11. Adres mailowy osoby gościa/osoby z zagranicy
12. Numer telefonu kontaktowego osoby zapraszającej/wnioskodawcy
13. Adres mailowy osoby zapraszającej/wnioskodawcy

W przypadku , gdy podróż samolotem złożona jest z kilku niezależnych od siebie odcinków na różnych biletach, w razie opóźnienia lub odwołania jednego przelotu, podróżujący traci dalsze połączenia i ponosi koszty związane z dalszym etapem podróży. Dokonując pojedynczych zakupów na stronach tanich linii nie ma gwarancji ceny, ani miejsca na kolejnych etapach podróży.

W procesie zakupu biletów lotniczych terminy rezerwacji biletów są aktualnie krótkie, a w przypadku tzw. „tanich linii lotniczych” cena biletu ulega zmianie w sposób bardzo dynamiczny, co narzucone jest przez linie lotnicze. W związku z tym, prosimy wysyłać zapytania o podróż do Travelbanku dopiero po złożeniu wniosków G/Z lub OZ w Dziale Współpracy z Zagranicą.

Bilety są przesyłane w formie elektronicznej na adres e-mail osoby przyjeżdzającej z zagranicy lub dostarczane pod wskazany adres jednostki Uniwersytetu w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie lub Cieszynie. Osoba przyjeżdżająca ani zapraszająca nie płaci za bilet. Płatności są realizowane przez DWZ ze źródeł finansowania podanych na wnioskach.

W przypadku podróży samochodem prywatnym - należy wypełnić Wniosek o użycie samochodu prywatnego do celów służbowych i dołączyć do wniosku G/Z lub OZ. Zgodę wyraża Rektor. Po powrocie należy wypełnić Ewidencję przebiegu pojazdu, która jest potwierdzana przez dziekana/kierownika jednostki.

Współpraca z biurem Bankowe Biuro Podróży "Travelbank" Sp. z o. o.

Zgodnie z umową między Uniwersytetem Śląskim w Katowicach a Bankowym Biurem Podróży "Travelbank" Sp. z o. o. zawartą dnia 7 grudnia 2017, wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej organizacji zagranicznych podróży służbowych pracowników, studentów i gości Uniwersytetu Śląskiego. Umowa obejmuje rezerwację, sprzedaż oraz dostawę biletów (lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych) oraz wizowanie paszportów.

Bankowe Biuro Podróży "Travelbank" Sp. z o.o. udostępnia również stronę internetową umożliwiającą samodzielne wyszukiwanie połączeń: www.travelbank.com.pl, a także czynną 24 godziny na dobę linię telefoniczną helpdesk nr +48 660 527 899, której zadaniem jest umożliwienie dokonania zmian lub rezygnacji z biletów w przypadkach losowych poza godzinami pracy biura.

Zasady współpracy:

1. Po zapytaniu o ofertę podróży przez osobę zapraszającą/wnioskodawcę Bankowe Biuro Podróży "Travelbank" Sp. z o.o. wyszukuje dostępne połączenia i przekazuje je osobie zapraszającej/wnioskodawcy w dogodny dla niej sposób do czterech godzin od przyjęcia zamówienia. TravelBank odpowiada za skuteczne przekazanie osobie zainteresowanej w/w informacji.
2. W sytuacji braku połączenia lotniczego z miejsca docelowego – TravelBank przedstawia każdorazowo propozycję optymalnego planu podróży uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe lub autobusowe (z miejsca lądowania do miejsca docelowego podróży) świadczone w ramach jednej usługi.
3. TravelBank przesyła osobie zapraszającej/wnioskodawcy oraz do wiadomości do Działu Współpracy z Zagranicą pocztą elektroniczną potwierdzenie rezerwacji oraz informuje o terminie wykupu biletu, cenie, limicie bagażu oraz trasie. W przypadku tanich linii lotniczych TravelBank przesyła propozycję trasy, dostępne limity bagażowe, cenę biletu oraz informacje o dodatkowych opłatach za bagaż.
4. TravelBank informuje osobę zapraszającą/wnioskodawcę o zbliżającym się terminie wykupu biletu.
5. TravelBank potwierdza możliwość wykupu biletu w Dziale Współpracy z Zagranicą. Dział Współpracy z Zagranicą potwierdza możliwość wykupu biletów w formie elektronicznej w godz. 7.30 - 15.30.
6. TravelBank dostarcza podróżującemu i do wiadomości Działu Współpracy z Zagranicą, bilet za pośrednictwem poczty elektronicznej w przypadku biletu elektronicznego niezwłocznie po jego wystawieniu lub w wersji papierowej pod wskazany adres do jednostek Zamawiającego zlokalizowanych w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie, Cieszynie w terminie uzgodnionym każdorazowo z Zamawiającym, ale nie później niż 72 godziny przez terminem podróży oraz skanu biletu pocztą elektroniczną do Działu Współpracy z Zagranicą. Do czasu dostarczenia biletów nie wlicza się sobót, niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy.
7. Osoba zapraszająca/wnioskodawca może samodzielnie wyszukać połączenie na stronie internetowej/platformie on-line udostępnianej przez TravelBank i przedstawić go do wykupu.
8. Bilety elektroniczne muszą być bezpośrednio wygenerowane z systemów rezerwacyjnych i zawierać oprócz rozkładu lotu pełną kalkulację ceny biletu.
9. W szczególnych przypadkach, bilety lotnicze powinny zostać doręczone do punktu obsługi na lotnisku w kraju lub za granicą niezwłocznie po złożeniu zamówienia.

Prosimy o zgłaszanie do DWZ wszelkich przypadków nieprawidłowości oraz naruszenia umowy.

Informacje dodatkowe:

Bilety elektroniczne muszą być bezpośrednio wygenerowane z systemów rezerwacyjnych i zawierać oprócz rozkładu lotu pełną kalkulację ceny biletu.

Bankowe Biuro Podróży "Travelbank" Sp. z o.o. zobowiązane jest do zabezpieczenia kompleksowej realizacji podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób zamawiających bilety w terminach, które umożliwią uzyskanie odpowiednich dokumentów (dotyczy wszelkiego rodzaju opłat, np. lotniskowych, podatków, ubezpieczeń, wiz), jak również informowania, jeśli przesunięcie terminu wyjazdu (do dwóch/trzech dni wcześniej lub później) wpłynie na obniżenie ceny biletu.

TravelBank ma również obowiązek udzielania osobie zamawiającej wszelkich informacji mających związek z odbywaną podróżą i obowiązkach pasażera, np. konieczność odprawy on-line, limit dopuszczalnego bagażu, wymiary bagażu podręcznego, itp.; zapewnia także wsparcie dla osób wyjeżdżających w sytuacjach awaryjnych, np. strajk, klęski żywiołowe, itp.

Do obowiązków TravelBank należy również poinformowanie osoby zamawiającej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeżeli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których Wykonawca nie jest w stanie zrealizować (np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia).

Uwaga:

W niektórych projektach zakup biletów dla osób przyjeżdżających z zagranicy musi odbywać się wyłącznie w firmie wybranej w wyniku przetargu. Zakup biletu poza tą firmą jest kosztem niekwalifikowalnym.

Istnieją również projekty, w których wymagane jest zachowanie w dokumentacji kart pokładowych. W związku z tym należy każdorazowo sprawdzić wcześniej zasady realizacji podróży w danym projekcie.

W przypadku zakupu biletów przez gościa/osobę z zagranicy poza Travelbankiem, w celu zwrotu kosztów podróży należy dostarczyć do Działu Współpracy z Zagranicą fakturę lub bilety.